RSVP online — jak to zorganizować, żeby goście odpowiedzieli

RSVP (Répondez s'il vous plaît) to potwierdzenie obecności. Na stronie ślubnej może zastąpić tradycyjną kopertę zwrotną i ograniczyć konieczność zbierania odpowiedzi telefonicznie.

W obecnym pilotażu WeddingClick publiczny zapis RSVP jest wyłączony. Poniższy poradnik opisuje ogólny model dobrze zaprojektowanego formularza, a nie funkcję dostępną teraz w serwisie.

Co powinien zawierać formularz RSVP?

Minimum:

Imię i nazwisko — żebyście wiedzieli, kto odpowiada.

Tak / Nie — jasna deklaracja obecności.

Wariant posiłku — standardowy, wegetariański, wegański. Niezbędne dla cateringu.

Opcjonalnie:

Osoba towarzysząca — czy przychodzi z partnerem/partnerką.

Liczba dzieci — jeśli zapraszacie z dziećmi.

Transport — czy ktoś potrzebuje autobusu.

Nocleg — czy rezerwujecie pokoje w pobliskim hotelu.

Preferencje menu — tylko informacje rzeczywiście potrzebne cateringowi. Danych o alergiach lub zdrowiu nie zbierajcie w swobodnym polu wiadomości; wymagają osobnego, zatwierdzonego procesu z jasnym celem, dostępem i retencją.

Kiedy wysłać zaproszenie z RSVP?

6-8 tygodni przed ślubem — optymalny termin.

Termin odpowiedzi: 3-4 tygodnie przed ślubem — daje czas na finalizację listy.

Przypomnienie: tydzień przed terminem — krótki SMS lub wiadomość do osób, które nie odpowiedziały.

Co zrobić, gdy ktoś nie odpowiada?

Wyślijcie przypomnienie — nie bierzcie tego do siebie.

Zadzwońcie — czasem link wpadł do spamu.

Ustalcie plan B — część osób może nie odpowiedzieć w terminie, dlatego zaplanujcie bezpośredni kontakt.

Dlaczego RSVP online jest lepsze niż papierowe?

- Odpowiedzi spływają na bieżąco — widzicie je w panelu. - Nie gubiącie kopert i kartek. - Krótki formularz można wygodnie wypełnić z telefonu. - Możecie automatycznie policzyć warianty posiłków i potrzeby transportowe.